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Echanges de Données Informatisées : EDI : L'EDI est l'outil qui peut permettre aux entreprises d'obtenir des améliorations spectaculaires en matière de rapidité tout en bénéficiant d'une plus grande exactitude lors du transfert d'informations cruciales.
Les documents transférés directement d'ordinateur à ordinateur sont acheminés beaucoup plus rapidement que les documents papier et sans perte d'exactitude.
Lorsque les documents papier ont été remplacés par des transactions électroniques, il est facile de maintenir des journaux électroniques ou pistes d'audit relatifs aux opérations de traitement des documents.
L'aptitude d'une entreprise à suivre l'état d'avancement et à mesurer la performance sur l'ensemble du processus augmente ainsi de manière considérable.
Les avantages du processus électronique par rapport au processus papier classique :
- Le processus prend quelques secondes ou quelques minutes au lieu de plusieurs jours ;
- La commande est acheminée à travers un réseau depuis l'ordinateur de l'acheteur vers l'ordinateur du fournisseur sans aucune intervention humaine. La commande n'a pas besoin d'être copiée ou transcrite après sa réception, ce qui élimine le risque d'erreurs de saisie ;
- Le document électronique n'a pas été manipulé par le personnel de la salle de courrier, un service postal ou de livraison ou le personnel de saisie des données. Il n'attendra pas d'être récupéré dans une corbeille d'arrivée et il n'aura pas à attendre lorsque le personnel est au téléphone ;
- L'acheteur reçoit rapidement une confirmation de la réception de la commande ;
- Ces faits peuvent se traduire directement par des économies résultant de temps de cycle plus courts, de frais généraux réduits et d'une plus grande exactitude. Dans le contexte économique actuel, les entreprises ne peuvent pas se permettre d'ignorer ces avantages.
L'utilisation de l'EDI apportera des améliorations spécifiques et mesurables en matière de rapidité du transfert de documents tout en réduisant les temps de cycle des documents.
- L'envoi d'un message électronique à travers le pays ou à travers le monde demande juste quelques secondes ou quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Ces transmissions ont généralement lieu à plus de 1 000 caractères par second.
- Les données peuvent être immédiatement utilisées dans les applications internes. Une fois reçues, les données doivent uniquement être converties en interne au format spécifique requis par le logiciel d'application du destinataire et sont immédiatement prêtes à être utilisées.
- Les cycles commerciaux plus courts offrent un avantage concurrentiel à toute entreprise.
Le transfert électronique de données élimine le besoin de copier les données d'un document papier dans un autre ou de ressaisir les données dans un écran d'une application commerciale.
Chaque fois que les données sont transférées, un risque d'erreur est introduit dans le processus. Dans le cadre d'une commande manuelle typique, une personne saisit ou copie les informations au moins une fois à partir du formulaire papier. Avec l'échange électronique de données, l'exactitude peut être améliorée de plusieurs manières différentes.
- Les données électroniques sont généralement dérivées d'une base de données où les données ont fait l'objet d'une validation préalable.
- Les documents électroniques sont transférés avec exactitude quelle que soit leur taille. Si la transmission d'un gros document échoue, les utilisateurs peuvent rapidement invoquer des procédures de retransmission.
- Même si plusieurs personnes différentes traitent le document électronique et chaque intervenant ajoute des données au document existant, personne ne peut modifier les informations préalablement saisies.
L’entreprise peut obtenir un grand nombre de réductions de coûts grâce à la mise en oeuvre de l'EDI. Ces réductions peuvent prendre la forme d'économies et de frais évités. Les points suivants ne décrivent que quelques types d'économies plus générales auxquelles vous pouvez vous attendre :
- Réduction des frais généraux, éliminant ainsi la manipulation humaine dans des domaines tels que le tri et la distribution dans la salle de courrier, la préparation administrative des documents et la saisie des données.
Après la mise en oeuvre de l'EDI, les frais de papier, d'enveloppes, de matériel d'expédition et de téléphone ainsi que les frais liés aux services de transport utilisés pour prendre en charge la transmission des commandes et des documents papier diminuent. L'espace d'entreposage supplémentaire utilisé pour le papier et autres fournitures est libéré, ce qui permet de réduire encore les coûts.
- Des économies substantielles peuvent être obtenues grâce à une réduction des taux d'erreurs, notamment au niveau des frais de personnel utilisé normalement pour détecter les erreurs et au niveau des frais d'expédition.
- Réduction des coûts de stockage grâce à des cycles de livraison et un traitement des commandes plus courts et en général à des niveaux de stock plus bas. Étant donné que les marchandises peuvent être livrées plus rapidement, l'entreprise d'achat n'a pas besoin de commander de nouveaux produits aussi souvent et peut éliminer ou réduire son niveau de stock de sécurité.
Une réduction des niveaux de stock entraîne également une réduction équivalente des coûts d'immobilisation des stocks. Dans certaines entreprises, les coûts de stockage peuvent représenter jusqu'à 90 pour cent du coût total du produit. Ainsi, même de modestes réductions peuvent se traduire par des économies substantielles.
- Si une entreprise peut recevoir une facture électronique de manière ponctuelle, l'acheteur peut profiter de remises et le produit lui revient en réalité moins cher. Le fournisseur peut ainsi recevoir les paiements plus tôt, ce qui améliore sa position de trésorerie et lui permet de payer ses fournitures moins cher en profitant de conditions d'escompte.
Outre les améliorations en termes de rapidité, de coûts et d'exactitude, l'EDI peut affecter l'entreprise de plusieurs autres manières, améliorant ainsi la productivité des opérations et renforçant les relations avec vos partenaires commerciaux.
- Amélioration des relations avec les partenaires commerciaux. Une vaste coopération avec les partenaires commerciaux et une analyse approfondie sont nécessaires pour transmettre, interpréter et traiter avec succès les transactions de manière automatisée.
Le partenaire qui est à l'origine des données dépend de l'expéditeur pour fournir des données correctes et ponctuelles. Par conséquent, il est important que les deux parties se mettent d'accord sur les procédures métier, les exigences en matière de données et leur utilisation, les méthodes de communication, les fenêtres d'exploitation et les calendriers des tests avant de mettre en oeuvre l'EDI.
Lorsqu'ils reçoivent des données plus exactes et complètes et éliminent les erreurs de saisie lors de la réception, les fournisseurs peuvent assurer des livraisons correctes et ponctuelles à leurs clients tout en réduisant les frais liés aux retours de marchandises erronées. L'amélioration du niveau de service client a tendance à attirer de nouveaux clients et à augmenter le nombre de commandes des clients existants
- Prise de conscience accrue des données sur l'ensemble du cycle commercial. Une grande utilisation de l'EDI permet à une entreprise d'obtenir une visibilité au-delà de ses « quatre murs ».
Bien que l'EDI ne soit pas un outil de reporting, une mise en oeuvre exhaustive de l'EDI offre à tous les moyens de pouvoir surveiller le client du client, de suivre la performance du fournisseur ou du transporteur, de mieux comprendre la disponibilité des produits des fournisseurs et de différencier les activités des distributeurs et des clients
- Planification et traitement améliorés. Dans un environnement électronique, la réception rapide de transactions commerciales exactes et complètes est la norme. Les fournisseurs peuvent traiter les commandes plus rapidement et les livraisons peuvent par conséquent être planifiées. Le fabricant, lui, peut anticiper une livraison plus rapide de la marchandise et ainsi planifier les tâches de production.
- Et enfin, l'EDI peut améliorer la trésorerie. Lorsque l'EDI est intégré à un plus grand nombre d'applications, la trésorerie d'une entreprise s'améliore en raison de l'efficacité globale apportée par l'échange électronique de données.
Ceci permet aux responsables de planifier la trésorerie de manière plus précise en recevant et en exécutant les paiements plus tôt, ce qui leur permet de profiter de remises nettes. Remplacer les documents papier par des documents électroniques n'exigera pas nécessairement que votre entreprise change sa manière d'opérer.
Remplacer une commande papier par une commande électronique offrira plusieurs avantages évidents. Cela impactera également la manière dont vous commandez vos fournitures. Vous devrez remplacer votre système papier actuel par une manière d'opérer très différente.
Étant donné que vous n'entreprendrez pas en passant de changer la manière dont votre entreprise exerce ses activités, vous vous demandez peut-être à ce stade pourquoi vous devriez bouleverser des processus et procédures qui fonctionnent bien.
Dans l'économie mondiale actuelle, chaque entreprise fait l'objet de pressions continuelles pour améliorer la qualité de ses produits ou services tout en réduisant ou contrôlant étroitement les coûts.
Bien que l'informatique ait contribué à automatiser et optimiser les processus internes, le processus externe d'échange d'informations avec des clients et fournisseurs a beaucoup de retard sur les procédures internes pour de nombreuses entreprises. Le besoin de rapidité et d'exactitude devient de plus en plus important dans le cadre de ces processus externes.
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