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Echanges de Données Informatisées : EDI : Dans un monde où la mondialisation n’est plus à contester où le commerce ne cesse de se développer, les entreprise cherchent à évoluer et à se renforcer. Cette croissance passe forcément par un grand volume d’activités et donc une grande quantité d’informations à gérer et dont il faudra tirer le meilleur parti pour prendre les bonnes décisions et être plus compétitive dans un cadre d’internationalisation des échanges commerciaux et de concurrence accrue.
Cette masse d’informations, parfois sensibles, portent tant sur l’environnement de l’entreprise que sur ses ressources. La gérer au quotidien bien que n’étant pas toujours chose évidente et chercher la compétitivité, s’avère capitale dans cette sphère de globalisation et d’ouverture des marchés.
Pour atteindre cet objectif, englobant la diminution des coûts internes, par la suppression des tâches sans valeur ajoutée au profit des tâches à valeur ajoutée, il existe des méthodes de communication rapides, fiables et moins onéreuses, à savoir les échanges électroniques.
Aujourd’hui n’importe quelle entreprise, quelle que soit sa taille ou son type d’activité, elle est en mesure d’échanger, directement d’ordinateur à ordinateur, des données commerciales ordinaires telles que des ordres d’achat ou des factures ou des informations de produits avec des partenaires de différents secteurs.
En effet, les commandes d’une entreprise au lieu d’être imprimées sur un ordinateur puis postées au fournisseur sont mises en forme selon des normes internationales et transmises par voie électronique aux fournisseurs. À la réception des commandes électroniques, l’ordinateur du fournisseur est capable de les traiter et de confirmer les dates de livraison en envoyant une réponse électronique.
Ce n’est pas le scénario du futur. Pour de nombreuses entreprises, c’est la pratique courante, le fait de réaliser les échanges électroniques de données commerciales sans papier appartient au domaine du réel.
Toute entreprise quelle que soit sa taille peut utiliser les échanges électroniques grâce à un système d’information. Il n’ est pas limité par les frontières entre pays ni à des industriels particuliers. C’est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de différentes sources et destinées à servir de base.
Autrement dit, si l’entreprise était le corps humain, le système d’information aurait vocation à en être le système nerveux faisant ainsi acheminer diverses informations recueillies à différents niveaux entre toutes les composantes de l’entreprise.
Aujourd’hui la plupart des systèmes d’information sont informatisés, Ils utilisent du matériel informatique, des logiciels, et bien sûr les nouvelles techniques de l’information et de la communication pour transférer les ressources en données et en divers produits informatifs et cela de manière sécurisée lorsque les données manipulées sont sensibles.
Les SI regroupent les bases de données de l’entreprise, les progiciels de gestion intégré (ERP), les logiciels de gestion de relation client (CRM), les outils de gestion de production assistée par ordinateurs, des applications métiers, des serveurs de données et d’applications, des systèmes de stockage et évidemment des systèmes de sécurité pour assurer l’intégrité des données qui circulent au sein de l’entreprise.
Il joue un rôle capital dans le succès d’une entreprise, car fournit l’information dont l’entreprise a besoin pour une exploitation efficiente, une gestion efficace, et pour obtenir ou maintenir son avantage sur les concurrents. En effet, les dirigeants d’entreprise sont souvent confrontés à un certain nombre de choix décisifs (allocations de ressources, choix d’un modèle économique), qui engagent l’entreprise dans le long terme, afin de dégager un profit durable.
Ces derniers se font à partir d’une analyse des données dont disposent les dirigeants de l’entreprise, du coup l’information possède désormais une valeur d’autant plus grande qu’elle contribue à l’atteinte des objectifs de l’organisation.
Ainsi une bonne maîtrise du SI et son adaptation aux objectifs stratégiques de l’entreprise aide à coup sûr les entreprises à prospérer dans une économie fortement concurrentielle et devra lui offrir les outils pour réaliser ses objectifs stratégiques.
Toutefois, des risques peuvent être encourus par l’entreprise en cas de mauvaise gestion du système d’information, ce qui se soldera par un échec du SI. En effet s’ils n’appuient pas correctement les objectifs stratégiques, les opérations commerciales ou encore s’ils ne comblent pas les besoins des dirigeants, les SI peuvent mettre en jeu le succès et même la survie de l’entreprise. Par conséquent une gestion saine des systèmes d’information constitue un défi pour les dirigeants.
Conscientes de ces enjeux, les entreprises cherchent à accroître leur réactivité, à améliorer la qualité de l’information et à abaisser son coût de traitement. Pour y parvenir, elles essayent de dématérialisent des documents, pour cela elles recourent à de nombreuses technologies d’acquisition (scanner, LAD, etc.), et de preuve (signature et certificats électroniques), et d’échanges à savoir (EDI, XML, etc.).
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