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Les marchés publics et les appels d'offres : Un appel d'offres est une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d'ouvrage), de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service.
La pratique de beaucoup de directions commerciales, de la PME au grand groupe international, est encore souvent artisanale. Le processus de travail est source de beaucoup de déperdition d’énergie, de coûts croissants, de frustrations des acteurs multiples et au final d’un pourcentage de gain inférieur aux espérances.
En capitalisant sur les dernières avancées des ventes complexes, il ressort comme étant primordial d’optimiser les efforts tout au long de la démarche, avant l’appel d’offres jusqu’à sa concrétisation. Un appel d’offres se gagne au moyen d’un travail en équipe pour décider de la stratégie de réponse et formaliser de façon concurrentielle la réponse des entreprises.
On distingue les étapes suivantes :
Un « cahier des charges » est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d'œuvre par le maître d'ouvrage.
Il s'agit donc d'un document décrivant de la façon la plus précise possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d'œuvre doit répondre. Dans la mesure où seul le maître d'œuvre est réellement compétent pour proposer une solution technique appropriée.
Le cahier des charges doit préférentiellement faire apparaître le besoin de manière fonctionnelle, indépendamment de toute solution technique, sauf à préciser l'environnement technique dans lequel la solution demandée doit s'insérer.
Il s'agit ainsi d'un document permettant d'une part de garantir au maître d'ouvrage que les livrables seront conformes à ce qui est écrit, d'autre part d'éviter que le maître d'ouvrage modifie son souhait au fur et à mesure du projet et demande au maître d'œuvre des nouvelles fonctionnalités non prévues initialement.
Un cahier des charges doit également contenir tous les éléments permettant au maître d'œuvre de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d'être en mesure de proposer une offre la plus adaptée possible en termes de coût, de délai, de ressources humaines et d'assurance qualité.
Il s'agit à ce titre d'un document de référence, permettant de lever toute ambiguïté sur ce qui était attendu, ainsi qu'un outil de dialogue permettant au maître d'œuvre d'interroger le maître d'ouvrage afin d'affiner sa compréhension de la demande.
Un cahier des charges n'est pas pour autant nécessairement statique. Son contenu peut tout à fait être modifié au cours du projet, même si dans l'idéal tout devrait être défini dès le début, sur la base d'un avenant accepté par les deux parties.
Ainsi, le cahier de charge est rédigé comme suite :
Dans le cadre d'un appel d'offres, le cahier de charges comprend deux sections :
Une section distribuée aux soumissionnaires contenant :
Une section non distribuée comprenant :
Le cahier des charges peut se présenter sous la forme d'une étude préalable ou de spécifications fonctionnelles générales.
Après la rédaction du cahier des charges, le maître d'ouvrage définit des lots de mise en œuvre, conformément à ses priorités. Chacun des différents lots sera soumis à appel d'offres.
Il s'agit de définir les méthodes d'analyse des offres et de formaliser des grilles de sélection. On peut identifier différentes thématiques :
Coût
Le maître d'ouvrage a l'obligation de réaliser au préalable une estimation financière de son besoin. Il choisira ensuite l'offre la plus à même de satisfaire ce besoin. Le moins disant financièrement parlant n'est pas nécessairement le critère de sélection de l'offre retenue.
Le mieux disant – celui qui offre le meilleur rapport qualité/prix – lui est souvent préféré. Ce dernier critère, qui laisse une marge de subjectivité, est difficile à concilier avec le Code des Marchés Publics, et rend la gestion de projets avancés directement par les organismes publics.
Langues
Les appels d'offres doivent spécifier les besoins d'adaptation des produits ou services à la langue des consommateurs ou des utilisateurs.
Il peut également être nécessaire de gérer plusieurs langues, lorsque les produits ou services sont utilisés dans un environnement multilingue.
Fonctionnalités
Le soumissionnaire doit prouver que son produit ou service répond bien aux fonctionnalités décrites dans le cahier des charges.
L’appel d’offres ouvert ou restreint obéit aux principes suivants :
Un appel à la concurrence
L’ouverture des plis se fait en en séance publique, toutefois pour les appels d’offres lancés par l’administration de la défense nationale, la séance d’ouverture des plis est non publique, dans ce cas les plis des concurrents sont soit déposés, contre récépissé dans le bureau du maître d’ouvrage indiqué dans l’avis d’appel d’offres, soit envoyés par courrier recommandé avec accusé de réception au bureau précité, et ce dans le délai fixé par l’avis.
L’examen des offres par une commission d’appel d’offres
La désignation par la commission d’appel d’offres du soumissionnaire dont l’offre est à retenir par le maître d’ouvrage.
L’obligation pour le maître d’ouvrage qui procède à l’appel d’offres de communiquer, à titre indicatif, aux membres de la commission d’appel d’offres le montant de l’estimation.
L’appel d’offres restreint doit s’adresser au moins à trois (3) candidats susceptibles de répondre au mieux aux besoins à satisfaire.
L’appel d’offres peut être fait au « rabais » ou « sur offres de prix »
Pour les appels d’offres au rabais, les concurrents souscrivent l’engagement d’effectuer les travaux ou les services ou de livrer les fournitures dont l’estimation est faîte par le maître d’ouvrage, moyennant un rabais (ou une majoration) exprimé en pourcentage.
Pour les appels d’offres sur offres de prix, le dossier d’appel d’offres ne donne d’indication aux concurrents que sur la nature et l’importance des travaux, fournitures ou services dont le soumissionnaire fixe lui-même les prix et arrête le montant.
La publicité de l’appel d'offres
L’appel d'offres ouvert
Tout appel d'offres ouvert doit faire l’objet d’un avis qui fait connaître :
L’appel d'offres restreint
L’appel d’offres restreint fait l’objet d’une circulaire adressée par lettre recommandée avec accusé de réception le même jour à tous les concurrents que le maître d’ouvrage décide de consulter.
L’envoi précité doit être effectué quinze jours au moins avant la date prévue pour la séance d’ouverture des plis, alors que ce délai court à partir du lendemain de la date d’envoi de la circulaire.
L’information des concurrents
Tout concurrent peut demander au maître d’ouvrage par lettre recommandée avec accusé de réception, par fax, de lui fournir des éclaircissements ou renseignement concernant l’appel d'offres. Ces derniers doivent être communiqués le même jour et dans les mêmes conditions et au moins trois jours avant la date prévue pour la séance d’ouverture des plis.
Les conditions requises des concurrents
Seules peuvent aux appels d’offres les personnes physiques ou morales qui :
Ne sont pas admises à participer aux appels d’offres :
Délai de validité de l’offre
Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant un délai de soixante jours, à compter de la date d’ouverture des plis, toutefois, ce délai peut être porté à quatre vingt dix jours si le cahier de prescription spéciale le prévoit.
La commission d’appel d’offres
La commission de l'appel d’offres comprend les membres suivants dont la présence est obligatoire :
L’appel d’offres infructueux
La commission peut déclarer l’appel d'offres infructueux si :
Résultat définitif de l’appel d’offres ouvert ou restreint
Les résultats d’examens des offres sont affichés dans les locaux du maître d’ouvrage et publiés dans le site électronique ayant servi à la publication de l’avis d’appel d'offres pendant une période de quinze jours au moins.
Le maître d’ouvrage informe le soumissionnaire retenu de l’acceptation de son offre par lettre recommandée avec accusé de réception, cette lettre doit être adressée dans un délai qui ne peut dépasser dix jours à compter de la date d’achèvement des travaux de la commission.
Annulation d’un appel d’offres
L’autorité compétente peut sans se faire encourir aucune responsabilité à l’égard des concurrents et quel que soit le stade de la procédure pour la conclusion du marché annuler l’appel d’offres dans les cas suivants :
Il peut être passé des marchés sur appels d’offres avec présélection lorsque la prestation objet du marché nécessite, en raison de leur complexité ou de leur nature particulière, une sélection préalable des candidats dans une première étape avant d’inviter ceux d’entre eux qui ont été retenus à déposer des offres.
L’avis relatif aux appels d’offres avec présélection est publié dans les mêmes conditions que celles de l’appel ouvert.
L’appel avec présélection fait l’objet d’un dossier et d’un règlement de présélection établi par le maître d’ouvrage et comprenant les pièces à fournir ainsi que les critères qui serviront de base pour sélectionner les candidats.
Ces dossiers de présélection doivent parvenir aux membres de commission et aux candidats sous des conditions prédéfinies. Le maître d’œuvre peut introduire toute modification ou report du dossier mais ceux-ci doivent être communiqués.
La commission procède à l’ouverture des plis en séance publique.
Le président ouvre la séance au jour et a l’heure fixée. Toutefois si ce jour est déclaré férié ou chômé, la réunion se tiens le jour suivant.
Une fois les plis ouverts la présence vérifiée et les pièces complétées, les candidats et le public se retirent de la salle et la commission poursuit ses travaux à huis clos.
Elle peut bien sur consulter tout expert ou technicien pour l’éclairer sur certains points particuliers des candidatures présentes.
Quelques candidats sont bien sur tout de suite exclus, à savoir :
Tout d’abord un procès verbal est tenu à chaque réunion que fait la commission sauf que celui-ci n’est pas communiqué.
Les candidats exclus sont informés des raisons de leur exclusion par lettre recommandée.
Pour ceux qui sont admis, leurs dossiers sont présentés, les plis retirés et le délai de validité est annoncé.
Les plis sont ouverts en séance publique où le président de la commission doit formuler les observations, sur les irrégularités éventuelles qui entachent la procédure. Après il doit mettre fin a la procédure et avise à haute voix les différents concurrents.
La commission procède éventuellement, à l’examen des échantillons et a l’évaluation des offres techniques des concurrents retenus. Le président ouvre après les enveloppes contenant la mention : « offre financière ».
Les membres de la commission paraphent les actes d’engagement ainsi que le bordereau des prix et les délais estimatifs et la décomposition du montant global, le cas échéant.
Cette formalité accomplie, la séance publique prend fin, le publique et les concurrents se retirent de la salle.
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